Hållbarhetsredovisning 2020

Vi vill bedriva verksamhet på ett sätt som maximerar vår positiva påverkan och minimerar vår negativa påverkan på samhälle och miljö. Med denna ambition har vi analyserat våra interna styrkor och svagheter inom miljömässig, social och ekonomisk hållbarhet. Vi har även analyserat våra externa möjligheter att maximera den positiva effekten av vårt hållbarhetsarbete samt de externa hot som skulle kunna försvåra vårt arbete. Baserat på dessa analyser samt på krav och förväntningar från våra viktigaste intressenter har vi beslutat att prioritera följande områden (globala mål):

• Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt (mål 8)
• Hållbar industri, innovationer, och infrastruktur (mål 9)
• Minskad ojämlikhet (mål 10)
• Hållbar konsumtion och produktion (mål 12)

Modellen visar hur vi prioriterar de globala målen i förhållande till varandra. Vi fokuserar i första hand på den inre cirkeln men vi vet att många av målen tangerar varandra och i mån av resurser bidrar vi gärna till fler av målen.

Social och ekonomisk hållbarhet 

Arbetsmiljö är en av de mest centrala frågorna i RPs hållbarhetsarbete. Våra medarbetare är vår viktigaste resurs och vi tror starkt på att glada och motiverade medarbetare är en förutsättning för att kunna uppfylla vår verksamhets syfte – att minska slöseriet inom företag och organisationer, och på så sätt bidra till en hållbar framtid. Genom att erbjuda personalen bra anställningsvillkor, en säker och trygg arbetsmiljö som utgår från ett hälsofrämjande och preventivt perspektiv, skapar det en personalstyrka som mår bra, är stolta över företaget de arbetar hos och gör ett bra jobb. Att personalstyrkan är frisk, trygg, glad och engagerad påverkar naturligtvis även vårt arbete gentemot våra kunder.

För att vi ska kunna främja denna utveckling är det viktigt att våra kunder ser oss som en attraktiv aktör. Vi behöver en god ekonomi för att inte behöva tumma på kvalitet, design eller hållbarhet. En god ekonomi är också viktigt för att vi ska kunna expandera vår verksamhet och sprida vårt budskap till så många som möjligt. I detta avsnitt redogör vi för hur vi bidrar till våra väsentlighetsområden Anständiga arbetsvillkor och ekonomisk tillväxt samt Minskad ojämlikhet. 

Ergonomi

Alla våra medarbetare har tillgång till de hjälpmedel som de behöver för att arbeta på ett ergonomiskt sätt. Vi för regelbundna diskussioner med medarbetarna om deras behov. Eventuella brister eller tillkortakommanden åtgärdas omgående. Alla medarbetare som jobbar på våra kontor har tillgång till höj- och sänkbara skrivbord, ergonomiskt utformade arbetsstolar och de får välja fritt bland de kontorsmöbler som vi lagerhåller. 

Trivsel

RP vill vara en lyhörd arbetsgivare och vår ambition är att alla medarbetare ska må bra och känna sig sedda. För att alla ska känna sig inkluderade i planeringen av RPs framtid anordnas regelbundna personalmöten där medarbetare, chefer och ägare möts för att diskutera stora och små frågor. Vi arbetar ständigt med att utveckla en inkluderande mötesstruktur där alla medarbetare får komma till tals. På RP Södertälje pågår ett projekt där möteshållare och protokollförare varieras för att alla ska få chans att lyfta de frågor som de anser är viktiga. Projektet har genererat inspirerande samtal och mer engagerade medarbetare. En till två gånger per år hålls medarbetarsamtal med all personal. Både VD och personalansvarig delaktiga i dessa samtal. 

Vi arbetar aktivt för att främja god fysisk och psykisk hälsa genom att förebygga sjukfrånvaro, arbetsolyckor, förslitningsskador och missbruk. Alla medarbetare ges medarbetarförmåner i form av friskvårdsbidrag. Medarbetarna på RP Linköping erbjuds en friskvårdstimme varje fredag och både RP Linköping och RP Södertälje erbjuder tillgång till gym i bolagens lokaler. RP Södertälje erbjuder tillgång till en kiropraktor och RP Stockholm erbjuder tillgång till en psykolog. På RP Stockholm har medarbetarna gått en utbildning i psykisk (o)hälsa. 

För att främja gemenskapen bland medarbetarna anordnar RP både årliga konferenser för samtliga bolag och separata kick off:er. Hälsa och hållbarhet är teman som genomsyrar alla sammankomster. Vid sammankomster ges medarbetarna möjlighet att påverka måltid, dryck, aktivitet och övernattning. Sammankomsterna anpassas efter eventuella särskilda behov.

Gemensamma måltider främjas på alla bolag och det finns olika rutiner för uppmärksammande av varandra. På RP Malmö har de en stående punkt på varje veckomöte där alla får nämna något de uppskattar med varandras arbete eller utförande under veckans gång. Varje år utser RP Stockholm Årets medarbetare. 

Jämlikhet 

Vi värdesätter människors lika värde och det ligger därför i vårt intresse att samarbeta med aktörer som verkar för en inkluderande och rättvis arbetsmarknad. På flera orter har vi nära samarbete med kommuner och arbetsförmedling. RP Södertälje har sedan fler år tillbaka anordnat undervisning i svenska, under medarbetares arbetstid och i bolagets lokaler. Detta för att främja ett klimat där vi accepterar och hjälper varandra med språkförståelsen och uppmuntrar till övning under arbetstid. RP Malmö och RP Linköping erbjuder praktikplatser för personer med funktionsnedsättning. 

Rekrytering genomförs huvudsakligen via Arbetsförmedlingen för att nå ut till en bred målgrupp. CV:n, personliga brev, bilder och övriga bilagor bearbetas ur ett individperspektiv. RP anställer individer med engagemang, driv och vilja. RP ska garantera rättvisa anställningsvillkor och möjligheter för alla medarbetare, utan urskiljning eller diskriminering på grund av kön, ålder, etnicitet, religion, funktionsvariation eller sexuell läggning. På arbetsplatsen tolereras inte våld, hot, hotfullt beteende, trakasserier, förolämpningar och liknande. Vi genomför årlig lönekartläggning för att säkerställa rättvisa löner mellan könen. Löner baseras på vad individen tillför RP och huruvida denne är en bra lagspelare. 

Då RP har medarbetare som utövar olika religioner är det viktigt att vi respekterar önskemål gällande ledighet under andra högtider än de som är utmärkta i den svenska kalendern. Ledighet beviljas efter dialog mellan medarbetaren och dennes närmaste chef. RP Linköping har anordnat möjligheten att be i en avskild del i gymmet. 

Mångfald i styrelsen 

Styrelsen består idag av 100 procent män som alla är aktiva i den operativa verksamheten. Visionen är att lyfta arbetet i styrelsen till en nivå där externa ledamöter väljs in baserat på kompetens och erfarenhet. Det vore då naturligt att tillsätta en styrelse med relevanta meriter och en bredd kopplat till diskrimineringsgrunderna.

Kompetensutveckling 

Vi vill ge våra medarbetare möjligheten att utvecklas på ett individuellt plan och tillsammans med RP. Behov och intresse för kompetensutveckling fångas upp vid medarbetarsamtal. Samtliga medarbetare ingår i utbildningsplanen för kompetensutveckling och även nyanställda kartläggs för att dokumentera framtida behov. Det är viktigt att våra medarbetare har den kompetens och de verktyg som krävs för att varje kunduppdrag ska kunna genomföras med högsta professionalism och på ett miljömässigt och ekonomiskt sätt. Vi genomför undersökningar av kundnöjdhet i samband med våra leveranser. Vidare följer alla säljare upp leverans och montering i samband med fakturering då varje kund får en återkoppling.

Säkerhet 

Fyra av bolagen i RP-koncernen är certifierade enligt ISO 9001 som kräver vissa säkerhetsrutiner. Årliga planer för skyddsronder och fokusområden finns framtagna av utsedda skyddsombud och arbetsmiljöansvariga på de respektive bolagen. Månatliga skyddsronder genomförs med olika fokus varje gång. Vi kontrollerar brandrutiner och nödutgångar samt att all utrustning underhålls och hanteras på ett säkert sätt och att undermåligt material och utrustning inte används. På samtliga bolag genomförs kontinuerliga utbildningar inom Hjärt- och lungräddning, med 1-2 års intervall. På RP Stockholm finns en hjärtstartare. 

Arbetsmiljöpolicy

Vi har en arbetspolicy som är framtagen av styrelsen. Varje medarbetare får ta del av policyn vid anställning och vid medarbetarsamtal. Arbetsmiljöpolicyn finns på vårt interna nätverket och i de digitala forum som samtliga medarbetare har tillgång till.

Miljömässig hållbarhet 

Produktion, innovation och konsumtion är viktiga aspekter i RPs hållbarhetsarbete då de utgör vår påverkan på miljön. Vi har en cirkulär affärsmodell som börjar med att vi köper in begagnade möbler som vi reparerar, designar om och säljer eller hyr ut till företag. När vi ger nytt liv åt uttjänta produkter förhindrar vi att de hamnar på soptippen samtidigt som vi spar på de resurser som hade gått åt att producera nya. Detta är kärnan i RPs affärsmodell som bidrar direkt till hållbar utveckling. Våra utmaningar ligger i att säkerställa hållbarhet i vår produktion och i våra leveranser där innovation är en förutsättning. I detta avsnitt redogör vi för hur vi bidrar till våra väsentlighetsområden Hållbar konsumtion och produktion samt Hållbar industri, innovationer och infrastruktur. 

Produktion och innovation

Vi köper in möbler från företag som vill uppdatera sin kontorsinredning. Processen att sedan rekonstruera möblerna kan vara mer eller mindre omfattande. I vissa fall behöver vi köpa in reservdelar och komponenter för att återge möblernas funktion. Då handlar vi av ISO-certifierade leverantörer. I produktionen är vi är noggranna med att avfallssortera trä, wellpapp, brännbart, metall, elektronik, kablage, ljuskällor, batterier och glas. Vi har nära samarbeten med de leverantörer som sköter avfallshämtningen och vi för en kontinuerlig dialog om möjliga förbättringar. Våra transporter och leveranser av möbler sker med fordon där flertalet drivs på HVO100, vilket vi bedömer är det bästa alternativet i nuläget. Vi följer utvecklingen för mer miljövänliga transporter då vår ambition är att ständigt minska vår miljöpåverkan. Alla våra montörer och de som levererar produkter till kund får en genomgång i ECO-driving. 

Effektiv resursanvändning, logistik och innovation är förutsättningar för att produktionskedjan ska fungera och uppfylla vårt syfte – att minska slöseri. Det är också förutsättningar för att vi ska lyckas leva upp till våra kunders förväntningar i fråga om utbud, kvalitet, design, hållbarhet och tillgänglighet. Vi arbetar kontinuerligt för att effektivisera våra informationsflöden och hitta digitala verktyg som förbättrar vår logistik och vårt utbud. 

Under 2020 har vi har börjat mäta hur mycket CO₂e våra kunder sparar genom att välja RP framför leverantörer av nya kontorsmöbler. Det är viktigt att vi blir bättre på att förmedla den miljövinning som våra kunder gör tillsammans med oss men också den gedigna produktion som ligger till grund för våra kontorsmöbler. Vi behöver sprida denna kunskap brett så att företag förstår kontorsmöblers påverkan och vilka möjligheter som finns på detta område. 

Eftersom vi köper in begagnade möbler är det inte alltid möjligt för oss att identifiera möblernas ursprung i fråga om material och säker användning. Däremot märker vi alla produkter med en garantilapp som ger information om vem som sålt, funktionstestat, rekonditionerat, levererat och monterat produkten hos kund. Det skapar en säkerhet och en spårbarhet kring produktens hantering hos RP.

Konsumtion

Hållbarhet genomsyrar alla våra val både i och utanför vår produktion. Vi har många och stora lokaler som medför en hög energiförbrukning. Vi genomför regelbundna energideklarationer för att mäta och minska energianvändningen. Under 2020 har vi börjat byta ut vår belysning till LED, ett arbete som kommer fortsätta under kommande år. Det finns olika rutiner för nedsläckning och avstängning av elektronisk utrustning på de olika bolagen. Vi eftersträvar digitala processer för reklam och fakturering i största möjliga mån. 

Vi har upprättat en inköpspolicy för produkter som inte rör vår produktion. Policyn är ett krav enligt ISO och den avser inköp av kontors- och förbrukningsmaterial. Vi väljer produkter med välkända miljömärkningar i största möjliga mål. Vi anlitar städbolag som arbetar enligt Nordisk städkvalitet och är certifierade enligt ISO 9001 och 14001. 

RP uppmuntrar alla medarbetare att ta sig till, inom och från jobbet på ett hållbart sätt. På de flesta av bolagen tillhandahålls cykelparkering och utlåning av cyklar. Vi uppmuntrar samåkning och i de få fall då taxi bokas väljer vi miljötaxi. Alla tjänstebilar som finns på RP är klassade som miljöbilar, antingen el eller elhybrid. På RP Linköping finns sex stycken laddboxar installerade på personalparkeringen.

Uppförandekod för leverantörer 

RP ställer samma höga krav på underentreprenörer och samarbetspartners som på den egna verksamheten. När vi bedömer och väljer ut underentreprenörer och samarbetspartners är förmågan att leva upp till kraven i uppförandekoden ett viktigt urvalskriterium. Varje potentiell leverantör får årligen fylla i en deklaration kring hur de arbetar ur ett livscykelperspektiv och vi strävar efter att alla leverantörer ska erbjuda miljömässigt och etiskt certifierade produkter och tjänster. Anmälan om beteenden som avviker från uppförandekoden ska lämnas till närmaste chef inom RP. Alla anmälningar tas på allvar och utreds. Under 2020 har inga anmälningar inkommit.